Werk jij als ondernemer in de beautybranche, dan is de kans groot dat je verplicht bent om te voldoen aan de eisen van de Wkkgz én dat je voor 1 juli aangemeld moet zijn bij de Inspectie Gezondheidszorg.
WKKGZ en schoonheidsspecialiste
Als je behandelingen geeft die verder gaan dan alleen ontspanningsmassages, reinigen van de huid, het aanbrengen van huidverzorgende crèmes en (niet permanente) make-up, dan word je gezien als zorgverlener. Een zorgverlener dient te voldoen aan de Wkkgz.
Cosmetische zorg
Sinds invoering van de Wet Kwaliteit Klachten en Geschillen Zorg (Wkkgz) in 2016 vallen niet alleen de cosmetisch artsen onder ons toezicht, maar ook de schoonheidsspecialisten. Daarnaast wordt er in de cosmetische zorg soms gebruik gemaakt van medische hulpmiddelen. De IGJ houdt toezicht op de kwaliteit en veiligheid hiervan. De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) stelt eisen aan zorgaanbieders. Zo ook aan zelfstandige schoonheidsspecialisten. Eén van de eisen is het verplicht Veilig Incidenten te Melden (VIM) onder de noemer Leren van incidenten. Dit is een interne, schriftelijke procedure om incidenten te melden, te bespreken en te evalueren. In de procedure leg je uit hoe jij als zelfstandig zorgaanbieder omgaat met incidenten. Daarnaast geef je aan op welke manier deze incidenten worden geregistreerd, besproken en opgevolgd. Deze procedure, en vooral het opvolgen van deze procedure zorgt ervoor dat de kwaliteit van de zorg verbetert.
Eisen Wkkgz
1. Het opzetten van een kwaliteitssysteem
Een kwaliteitssysteem is een ‘systematische’ manier van werken. Eigenlijk is het een bepaalde werkwijze/procedure die je neerzet voor jezelf. De andere richtlijnen hieronder komen ook terug in dit systeem. Welke praktische zaken maken onderdeel uit van zo’n kwaliteitssysteem? In het kort:
- Professionele standaarden: je volgt en handelt vanuit de professionele standaarden die gelden voor jouw beroepsgroep. Je werkt volgens een schriftelijk protocol en vult met iedere klant een‘Informed consent’ formulier in. Dit betekent in de eerste plaats dat de schoonheidsspecialist de cliënt op een begrijpelijke en zo volledig mogelijke wijze informeert over de voorgestelde behandeling. Onder ‘behandeling’ worden alle verrichtingen verstaan die de schoonheidsspecialist uitvoert, inclusief onderzoek en nazorg. Op een toegankelijke wijze bespreek je wat de aard en het doel zijn van de behandeling, welke risico’s aan de behandeling verbonden zijn en welke alternatieven mogelijk zijn. Je geeft schriftelijke uitleg mee over eventuele risico s en nazorg
- Het bijhouden van cliëntendossiers: je registreert een aantal onderdelen zoals de resultaten van jouw zorg en behandeling. Hoe je dat moet doen lees je in het artikel: Wat moet er in het zorgdossier staan.
- Klachten en opmerkingen registreren: dit gebruik je als basis om de kwaliteit van de door jou geleverde zorg te verbeteren (zie paragraaf 2. Omgaan met klachten). Hoe je dat doet lees je in het artikel: Richtlijnen voor de klachtenregistratie;
- Veilig Incidenten Melden (VIM): Incidenten registreren en het informeren van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) als dat verplicht is (zie paragraaf 3. Leren van incidenten). Lees hier alles over veilig incidenten melden: Veilig incidenten Melden.
- Periodiek reflecteren (intervisie): je reflecteert op je eigen handelen en voert verbeteringen door. Minimaal eens per jaar. Wij bieden tijdens onze bijeenkomsten ook de ruimte voor intervisie. Wil je weten wat intervisie is? Je vindt alle informatie over intervisie in het artikel : Wat is intervisie.
2. Omgaan met klachten
De naam van deze wetgeving zegt het al, Wet kwaliteit, klachten en geschillen in de zorg (Wkkgz). Deze wet zorgt ervoor dat cliënten op een laagdrempelige manier hun onvrede kunnen uiten bij een onafhankelijke klachtenfunctionaris. Jouw cliënten kunnen hier gebruik van maken als jij bent aangesloten bij een door de overheid erkende klachtenregeling.
Hier kan de cliënt formeel zijn of haar klacht indienen. In de voorfase, bij onvrede, dient de cliënt contact te kunnen leggen met een klachtenfunctionaris die namens jou, op een onafhankelijke wijze, vragen en klachten behandelt. Richtlijnen voor de klachtenregistratie biedt je meer zicht op de eisen vanuit de Wkkgz.
Ben jij lid van SoloPartners? Dan heb je dit op orde. Je bent dan aangesloten bij de Geschilleninstantie kleinschalige zorgaanbieders. Deze instantie is erkend door de overheid. Alleen een aansluiting bij een klachtenregeling is echter niet voldoende. Er wordt van je verwacht dat je op een professionele manier invulling geeft aan jouw klachtenregeling.
Zorg ervoor dat jouw cliënten op de hoogte zijn van jouw klachtenregeling, dit moet ten alle tijden beschikbaar en duidelijk zijn voor jouw cliënten. Het is belangrijk dat je weet welke stappen de cliënt kan zetten bij onvrede.
3. Leren van incidenten
De wettelijke definitie van een incident is: ‘een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg, en heeft geleid, had kunnen leiden of nog zou kunnen leiden tot schade bij de cliënt’. Het is van groot belang dat als er iets fout gaat rondom een cliënt, je hiervan leert zodat dit in het vervolg niet meer kan gebeuren. Voor incidenten geldt een informatieplicht.
Let op is het een calamiteit, dan moet je anders handelen. Hoe je dat doet lees je in het artikel: Calamiteit, incident, complicatie: de verschillen.
Om te kunnen leren van incidenten dien je deze te registreren zodat je bewust aan de slag gaat met jezelf de vraag te stellen wat, hoe en waarom dit incident heeft plaatsgevonden. Door deze onderdelen bij een incident te registreren heb je altijd bewijs dat je voldoet aan deze eis wanneer de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd(IGJ) dit wil inspecteren. Daarnaast ben je verplicht om de cliënt te informeren over datgene wat ‘verkeerd’ gegaan is en dit gesprek in het cliëntendossier te noteren. Er is dus een notulen van het gesprek nodig voor in het zorgdossier en een notulen van het incident voor jezelf om er een les uit te halen.
Hoe kun je nu een procedure opzetten voor in je kwaliteitssysteem? In het artikel: Veilig Incidenten Melden leggen we je alles uit.
4. Overige wettelijke verplichtingen
Daarnaast zijn er nog een aantal aanvullende eisen, afhankelijk van welke zorg je levert. Lever je Wlz-zorg? Dan moet je sowieso beschikken over een VOG. Kwaliteitsleden van SoloPartners krijgen de VOG gratis. Werk je met andere zorgverleners in een team en vertrouw je op elkaar om de continuïteit van zorg te borgen? Dan dien je te achterhalen met wie je werkt en of die persoon gekwalificeerd is om de zorg te verlenen. ‘Vergewisplicht‘ heet dat. Werk je met medische technologie, bijvoorbeeld omdat je voetzorg levert? Dan dien je deze apparatuur gecertificeerd te houden. Tenslotte ben je verplicht om informatie over jouw gehanteerde tarieven, ervaringen van anderen cliënten en kwaliteit als zorgaanbieder te verstrekken aan de cliënt.
Tot zover een kort overzicht van de eisen de deze wetgeving met zich meebrengt. Voor de informatie vanuit de overheid lees de Handreiking Wkkgz voor zzp’ers.
